Personal, Produktion und Gelände in einem System.
Festivalhub wird als zentrale Plattform für Eventteams entwickelt. Mitarbeiter-App und Management-Backend verbinden Personal, Schichten, Zeiterfassung und Kommunikation. Hier erhalten Sie einen Einblick in den Entwicklungsstand.
Während des Events zählt nur, was im System steht.
Vor dem Event entstehen Excel-Listen, während des Events private Chatgruppen und danach eine Woche Nacharbeit. Festivalhub setzt an allen drei Punkten an.
Vorbereitung ohne Excel-Abhängigkeit
Bewerbungen, Verträge, Onboarding, Unterweisungen, Schichtplanung und Freigaben werden zentral vorbereitet. Alle Teams arbeiten in einem System, aber mit klar getrennten Rechten.
Live-Steuerung statt statischem Plan
Fällt eine Position aus oder ist ein Bereich überlastet, werden Mitarbeitende verschoben, Durchsagen verteilt, Standorte geprüft und Fahrzeuge kurzfristig angefragt – im System, nicht nur im Funk.
Dokumentation, die später noch trägt
Zeitbuchungen, Pausen, Überstunden, Dokumentenstatus, Fahrzeugschäden und relevante Ereignisse werden strukturiert erfasst. Das reduziert die manuelle Nacharbeit nach dem Event.
Ein gemeinsamer Betriebsstand.
Die mobile App bildet den Arbeitsalltag der Crew ab. Das webbasierte Backend gibt Produktionsleitung, HR und Management die Kontrolle am PC oder Tablet. Beide greifen auf denselben Stand zu.
Nur das, was der Einsatz verlangt
Schicht, Einstempeln, Chat, Line-up, Fuhrpark, Dokumente und Hinweise auf einen Blick. Kein Suchen in Gruppen und PDF-Anhängen.
Steuerzentrale für Planung und HR
Bewerbungen, Verträge, Schichten, Bereiche, Stationen, Teamstatus, Durchsagen, GPS-Ansicht und Ereignisse.
Getrennte Bereiche statt Vollzugriff
Rollen bestimmen, welche Module und welche Teamdaten sichtbar sind. Personaldaten bleiben dort, wo sie hingehören.
Jede Änderung bleibt nachvollziehbar
Positionswechsel, Zeitbuchungen, Dokumentenstatus und Schadensmeldungen werden protokolliert, nicht nur besprochen.
Zehn Module für Vorbereitung, Einsatz und Live-Betrieb.
Die folgenden Ansichten sind Screens aus der App. Sie stehen hier nicht als Dekoration, sondern zeigen, was Crew und Teams im Einsatz tatsächlich vor sich haben.
Eine Direktansicht für den Arbeitstag.
Das Dashboard bündelt die Informationen, die Mitarbeitende zuerst brauchen: aktuelle Schicht, Einstempeln, Schichtplan, Chat, Line-up, Fuhrpark, heutige Aufgaben und Durchsagen. Der Einstieg führt nicht über mehrere Werkzeuge, sondern direkt zur nächsten notwendigen Aktion.
Für Mitarbeitende
Schneller Zugriff auf Schichtdetails, Kommunikation, Line-up, Fahrzeugzuweisungen und offene Hinweise.
Für die Produktion
Weniger Rückfragen, weil zentrale Informationen nicht in getrennten Chats oder PDF-Dateien gesucht werden müssen.
Bewerbungen und Freigaben werden zentral prüfbar.
Festivalhub begleitet den HR-Prozess von der Bewerbung bis zur Einsatzfreigabe. Bewerbungen können geprüft, angenommen, abgelehnt oder in weitere Schritte überführt werden. So entsteht ein sauberer Übergang zwischen Recruiting, Onboarding und tatsächlicher Einsatzplanung.
- Bewerbungen mit Statusübersicht und Prüfschritten
- HR-Informationen und Produktionsdaten über Rollenrechte getrennt
- Grundlage für Verträge, Dokumente und spätere Einsatzfreigaben
Verträge und Unterweisungen an einem Ort.
Verträge, Onboarding-Unterlagen, Sicherheitsunterweisungen, Mitarbeiter-Guides und weitere unterschriftspflichtige Dokumente werden digital organisiert. HR und Management sehen, welche Dokumente offen, bestätigt oder unterschrieben sind.
Vor dem Event
Benötigte Unterlagen werden strukturiert vorbereitet und Mitarbeitenden zugewiesen.
Vor Einsatzbeginn
Offene Dokumente und fehlende Bestätigungen bleiben sichtbar, bevor jemand produktiv eingesetzt wird.
Einsätze stations- und bereichsübergreifend planen.
Die Schichtplanung bildet Beginn, Ende, Teamleitung, Bereich, Station, Einsatzdetails und Teamzuweisung ab. Auch Wechsel zwischen Stationen oder Bereichen bleiben nachvollziehbar. Die Produktion sieht, wer wann an welchem Punkt eingesetzt ist.
- Planung nach Tagen, Teams, Bereichen und Stationen
- Teamleitung, Einsatzort und Schichtinformationen direkt sichtbar
- Grundlage für Live-Teamsteuerung, Zeiterfassung und Auswertung
Einstempeln nur im definierten Eventbereich.
Die Zeiterfassung ist an den Eventbereich gebunden: Mitarbeitende können sich nur dort einstempeln, wo der Einsatz tatsächlich stattfindet. Pausen, Ausstempeln und Überstunden werden direkt in der App erfasst.
GPS-gebunden
Das Einstempeln kann an eine definierte Geländegrenze gekoppelt werden.
Arbeitszeit
Pausen, Überstunden und Zeitverlauf bleiben für Nacharbeit und Kontrolle nachvollziehbar.
Personal im laufenden Betrieb verschieben.
Wenn Positionen kurzfristig ausfallen, Bereiche überlastet sind oder Sicherheitsstellen neu besetzt werden müssen, verschiebt die Produktionsleitung Mitarbeitende in andere Teams, Bereiche oder Positionen. Die Anpassung wird nicht nur kommuniziert, sondern im System abgebildet.
- Teamstatus und aktuelle Verfügbarkeit im Überblick
- Kurzfristige Wechsel zwischen Positionen und Bereichen
- Direkte Verbindung zu Schichtplanung, Chat und Live-Lage
Direktchats, Teamchats und Durchsagen getrennt.
Kommunikation im Eventbetrieb darf nicht in unklaren Gruppen untergehen. Festivalhub trennt Direktchats, Teamkommunikation, Management-Chat, Produktionschat und Durchsagen. Wichtige Ereignisse gehen gezielt oder priorisiert an die relevanten Mitarbeitenden.
Chatstruktur
Direkte Kommunikation, Teamabsprachen und Managementthemen bleiben voneinander getrennt.
Durchsagen
Wichtige Informationen erreichen die eingeteilten Geräte ohne Umweg über private Gruppen.
Gelände, Posten und Ereignisse räumlich sichtbar.
Der Geländeplan zeigt das Festivalgelände als Karte. Berechtigte Mitarbeitende können im Live-Tracking auf bis zu vier Meter genau zugeordnet werden. Dadurch lässt sich prüfen, ob Posten besetzt sind oder ob sich jemand unerlaubt von einem sicherheitsrelevanten Standort entfernt hat.
- Live-Positionsprüfung im definierten Eventbereich
- SOS-Meldungen mit genauer GPS-Position an das Produktionsteam
- Unterstützung für Sicherheitsstellen und schnelle Lageeinschätzung
Fahrzeuge planen, anfragen, Schäden dokumentieren.
Die Fuhrparkverwaltung unterstützt Fahrzeuge im Stunden- oder Tagesdienst, kurzfristige Fahrzeuganfragen und eine einfache Schadensdokumentation. Schäden lassen sich mit Foto protokollieren, damit Übergaben und Verantwortlichkeiten später klar nachvollziehbar sind.
Planung
Fahrzeuge können für Zeiträume, Teams oder Aufgaben vorgesehen werden.
Dokumentation
Schäden werden direkt erfasst, fotografiert und dem Fahrzeugprozess zugeordnet.
Programminformationen bleiben für alle verfügbar.
Line-up, Bühnen, Uhrzeiten, wichtige Änderungen und produktionsrelevante Hinweise werden in der App bereitgestellt. Mitarbeitende erhalten damit nicht nur ihren Schichtplan, sondern auch die Informationen, die sie für Orientierung und Auskunft im Festivalbetrieb brauchen.
- Line-up nach Tagen, Bühnen und Acts
- Zentrale Hinweise für Mitarbeitende und Teams
- Weniger Rückfragen an Teamleitung und Produktion
GPS und Datenzugriffe sind bewusst begrenzt.
Festivalhub soll operative Kontrolle ermöglichen, ohne unnötige Datenerfassung zu erzeugen. Standortfunktionen, Rollenrechte und sichtbare Bereiche sind deshalb sauber voneinander getrennt.
Die Standortfunktion arbeitet nur mit Zustimmung und ist an den aktiven Arbeitseinsatz gebunden.
Außerhalb der aktiven Arbeitszeit wird kein GPS genutzt. Während Pausenstempelungen wird nicht erfasst.
Das Trackingintervall lässt sich je nach Eventstruktur zwischen 2 und 20 Minuten einstellen.
HR, Produktion, Management, Teamleitungen und Mitarbeitende erhalten unterschiedliche Berechtigungen.
Die Plattform entsteht.
Festivalhub befindet sich in Entwicklung. Die gezeigten Ansichten geben einen Einblick in die geplanten Abläufe. Funktionen und Verfügbarkeit können sich bis zur Veröffentlichung ändern.
Für Eventteams gedacht
Personal, Schichtplanung und Kommunikation werden in einer gemeinsamen Plattform zusammengeführt.
In Entwicklung
Die Anwendungen und ihre Abläufe werden ausgearbeitet und aufeinander abgestimmt.
Interesse an Festivalhub?
Schildern Sie uns Ihr Event und Ihre Anforderungen. Wir sprechen mit Ihnen über den aktuellen Stand.
Kurz beantwortet.
Ersetzt Festivalhub unser bestehendes Personal- oder Lohnsystem?
Nein. Festivalhub bildet den operativen Ablauf rund um das Event ab: Bewerbung, Onboarding, Schicht, Zeiterfassung, Live-Betrieb und Dokumentation. Die erfassten Zeiten und Nachweise bilden die Grundlage für Ihre Abrechnung, ersetzen aber kein Lohnprogramm.
Funktioniert die App, wenn das Netz auf dem Gelände schlecht ist?
Die Ansichten sind bewusst schlank gehalten, damit sie auch bei schwacher Verbindung nutzbar bleiben. Wie stabil der Betrieb im Einzelfall ist, hängt von der Netzabdeckung auf Ihrem Gelände ab – das prüfen wir vor dem Einsatz gemeinsam.
Wird der Standort der Mitarbeitenden dauerhaft verfolgt?
Nein. Die Standortfunktion ist an den aktiven Arbeitseinsatz gebunden, erfordert eine Zustimmung und wird während Pausen sowie außerhalb der Arbeitszeit nicht genutzt. Das Trackingintervall ist zwischen 2 und 20 Minuten einstellbar.
Kann HR sehen, was in den Produktionschats läuft – und umgekehrt?
Nur wenn die Rolle das vorsieht. Rechte werden getrennt vergeben: HR arbeitet mit Bewerbungen, Verträgen und Dokumenten, die Produktion mit Schichten, Live-Lage und Kommunikation. Teamdaten lassen sich für andere Bereiche ausblenden.
Ab welcher Eventgröße lohnt sich das?
Sinnvoll wird es, sobald mehrere Teams, Bereiche und Schichten parallel laufen und Personal während des Betriebs umgeplant werden muss. Ob Ihre Struktur passt, klären wir in einem kurzen Gespräch – das besprechen wir im Rahmen der Entwicklung.
Was haben Sie vor?
Sie interessieren sich für Festivalhub? Schildern Sie uns Ihr Event und Ihre Anforderungen.